Banken zijn verplicht om minstens één keer per jaar intern te rapporteren over aangelegenheden met betrekking tot de naleving van wettelijke regels en interne regels. De bedoeling van deze compliancerapportages is als volgt.
De Nederlandsche Bank (“DNB”) heeft in een recente publiatie nog eens uitgelegd wat de compliancerapportages wordt bedoeld. Compliancerapportages zijn volgens DNB bedoeld voor: (i) de beleidsbepalers van de bank en eventueel (ii) het interne orgaan dat toezicht houdt op de naleving van wettelijke regels en interne regels in het beleid en de praktijk van de bank. Het is aan de compliance-officer(s) om dit rapport te maken. Wanneer er tekortkomingen worden geconstateerd, moet de compliance-officer duidelijk maken welke maatregelen genomen zijn. Met een volledige verantwoording kunnen beleidsbepalers zich volgens DNB goed op de hoogte stellen en daardoor effectiever opereren. Het belang van de compliancefunctie moet volgens DNB niet worden onderschat. Als deze functie niet naar behoren is ingevuld, dan kan een bank volgens DNB aanzienlijke risico’s lopen: interne misstanden kunnen tot problemen en reputatieschade leiden. De wettelijke verplichting voor het opstellen van de compliancerapportages volgt uit artikel 21 van het Besluit prudentiële regels Wft. Dat artikel zegt samengevat het volgende. Banken beschikken over een organisatieonderdeel dat op onafhankelijke en effectieve wijze een compliancefunctie uitoefent. Dit organisatieonderdeel heeft als taak het controleren van de naleving van wettelijke regels en van interne regels die de bank (of bijkantoor) zelf heeft opgesteld. Het organisatieonderdeel van een bank, die ingevolge de wet in Nederland beleggingsdiensten mag verlenen of beleggingsactiviteiten mag verrichten, heeft verder als taak: a. Het adviseren van de personen die verantwoordelijk zijn voor het verlenen van beleggingsdiensten of het verrichten van beleggingsactiviteiten bij de naleving van wettelijke regels en interne regels. b. Het toezien op de deugdelijkheid en effectiviteit van de interne regels en procedures. c. Het beoordelen van de effectiviteit van de procedures en maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden bij de naleving van wettelijke regels en interne regels op te heffen; en d. Het ten minste jaarlijks rapporteren aan de dagelijks beleidsbepalers van de bank en eventueel aan het orgaan (voor zover aanwezig) dat is belast met toezicht op het (algemene) beleid van de bank inzake aangelegenheden m.b.t. de naleving van wettelijke regels en interne regels. In het geval van gesignaleerde tekortkomingen, moet met name worden vermeld of er maatregelen zijn genomen.